Excel’den belgelendirme yazılımına nasıl geçilir?
Dağınık Excel kayıtlarından bağlı belgelendirme süreçlerine geçiş için veri hazırlığı, örnek aktarım, kontrol ve ekip geçişi rehberi.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Hangi dosyanın güncel olduğuna karar verin
Firma listesi, teklifler ve denetim takip tabloları farklı kişilerde bulunuyorsa önce bir envanter çıkarın. Her dosyanın sorumlusunu ve kullanım amacını belirleyin. Aynı kaydın farklı sürümlerini ayırın; aktarım için esas alınacak kaynağı onaylayın. Yazılıma geçiş, kaynağı belirsiz kayıtları kendiliğinden doğru hale getirmez.
Alanları ve kayıt kimliklerini düzenleyin
Firma unvanı, vergi numarası, teklif numarası, standart, tarih ve iletişim alanlarının hangi sütunlarda bulunduğunu listeleyin. Tarih biçimleri ve standart adları gibi farklı yazımları ortaklaştırın. Boş alanları tahmin ederek doldurmayın; doğrulanması gereken kayıtları ayrı işaretleyin. Dosya ve kayıtların birbirine hangi kimlikle bağlanacağını aktarım öncesinde belirleyin.
Önce küçük ve temsil edici bir örnek aktarın
İlk denemeye bütün arşivle başlamayın. Birden fazla adresi, birden fazla standardı ve eksik alanı olan örnekleri kapsayan küçük bir küme seçin. Kaynak dosya ile aktarılan kayıtları karşılaştırın. BELGENVA’da firma ve teklif bilgileri için Excel’den yükleme bulunur; geçmişteki diğer süreç kayıtlarının taşınması ayrıca kapsam ve eşleştirme çalışması gerektirir.
Aktarılan veriyi iş akışı içinde kontrol edin
Sadece toplam kayıt sayısına bakmayın. Firma ile teklifin doğru ilişkilendiğini, standart ve tarih alanlarının doğru okunduğunu ve tekrarlı kayıt oluşmadığını inceleyin. Örnek bir kaydı açıp düzenleyin; gerekli çıktıları kontrol edin. Hataları kaynak dosyada mı yoksa eşleştirmede mi düzelteceğinizi belirleyin ve tekrar kontrol edin.
Canlı geçiş gününü ve sorumluları belirleyin
Son aktarım öncesinde kaynak dosyaların yedeğini alın. Hangi tarihten itibaren yeni kayıtların yazılımda tutulacağını ekibe duyurun. Eski tabloları başvuru kaynağı olarak saklayın; aynı işin iki yerde farklı biçimde güncellenmesini önleyecek bir kural belirleyin. Geçiş sonrasında kayıtları kontrol edecek kişiyi ve destek iletişimini netleştirin.