IAF MD 5’e göre denetim süresi nasıl hesaplanır?
Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği yönetim sistemlerinde denetim süresinin belirlenmesi: etkin çalışan sayısı, karmaşıklık kategorisi, artırma ve azaltma faktörleri ve çevrim boyunca süre dağılımı.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Başlangıç noktası: etkin çalışan sayısı
Denetim süresi tablosuna girmeden önce kuruluşun etkin çalışan sayısı belirlenir. Tam zamanlı çalışanların yanında yarı zamanlı personel, vardiyalı çalışma, geçici ve alt yüklenici personel de kapsama göre değerlendirilir. Yarı zamanlı çalışanlar çalışma saatleri oranında hesaba katılabilir. Hesabın dayanağı ve kullanılan sayı başvuru gözden geçirme kaydında açıkça yer almalıdır.
Karmaşıklık kategorisini belirleyin
IAF MD 5, kalite yönetim sistemi için yüksek, orta, düşük ve sınırlı; çevre yönetim sistemi için yüksek, orta, düşük ve sınırlı; iş sağlığı ve güvenliği için yüksek, orta ve düşük karmaşıklık kategorileri tanımlar. Kategori, kuruluşun faaliyetleri ve bunlarla ilişkili riskler üzerinden belirlenir. Etkin çalışan sayısı ve kategori birlikte, dokümandaki tablodan başlangıç denetim süresini verir.
Artırma ve azaltma faktörlerini gerekçelendirin
Tablodan elde edilen süre, kuruluşa özgü faktörlerle artırılabilir veya azaltılabilir. Karmaşık lojistik, birden fazla dil, yüksek düzeyde yasal düzenleme gibi durumlar artırma; düşük riskli ve tekrarlayan faaliyetler azaltma gerekçesi olabilir. Azaltmaların toplamı tablodaki sürenin yüzde 30’unu aşmamalıdır. Her değişikliğin gerekçesi kayda alınmalıdır; akreditasyon denetiminde ilk bakılan noktalardan biri budur.
Süreyi çevrim boyunca dağıtın
İlk belgelendirme denetim süresi aşama 1 ve aşama 2 denetimlerinin toplamıdır. Gözetim denetimleri için yıllık süre genellikle ilk belgelendirme süresinin yaklaşık üçte biri, yeniden belgelendirme için yaklaşık üçte ikisidir. Planlama ve rapor yazımına ayrılan süre, toplam sahada denetim süresini denetim süresinin yüzde 80’inin altına düşürmemelidir.
Entegre ve çok sahalı denetimleri ayrı ele alın
Birden fazla yönetim sistemi standardının birlikte denetlendiği durumlarda IAF MD 11, çok sahalı kuruluşlarda ise IAF MD 1 dikkate alınır. Entegrasyon düzeyi ve örneklenen saha sayısı süreyi doğrudan etkiler. Bu hesapların her dosyada aynı yöntemle yapılması tutarlılık için önemlidir.
Tasarladığımız yaklaşım
BELGENVA tasarımında denetim süresi, etkin çalışan sayısı ve karmaşıklık kategorisi girildiğinde hesaplanacak; azaltma ve artırmalar gerekçe olmadan kaydedilemeyecek ve yüzde 30 sınırı aşıldığında kullanıcı uyarılacak. Hesap, başvuru dosyasına bağlı kalacak ve gözetim ile yeniden belgelendirme sürelerine kaynak olacak.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır. Uygulamada ilgili standardın, IAF dokümanının ve akreditasyon kuruluşu kurallarının güncel sürümünü esas alın.