Belgelendirme yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Belgelendirme kuruluşları için yazılım seçimi: süreç bağlantısı, veri aktarımı, denetçi planlama, müşteri sunucusu ve demo değerlendirme kontrol listesi.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Önce günlük işinizdeki sorunu tanımlayın
Bir yazılımı değerlendirirken ilk sorunuz ekran sayısı olmamalı. Aynı firma bilgisini kaç dosyaya yazıyorsunuz? Denetimin hangi aşamada olduğunu bulmak için kimlere soruyorsunuz? Son raporun hangi sürüm olduğunu nasıl anlıyorsunuz? Seçim ölçütlerini bu günlük sorunlardan çıkarın. Yazılımın değeri, ekibin kayıt aramak ve tekrar bilgi girmek için harcadığı işi azaltabilmesidir.
Bağlı kayıtları gerçek bir örnekle görün
Demoda örnek bir firma üzerinden teklif, başvuru, planlama, rapor ve karar kayıtlarının ilişkisini inceleyin. Bir bilgi değiştiğinde hangi kayıtların etkilendiğini sorun. İlk belgelendirme ile gözetim dosyalarının geçmişle nasıl ilişkilendiğini görün. Sadece boş bir formu açmak, kuruluşunuzun bütün sürecini değerlendirmek için yeterli değildir.
Kurulum ve veri sorumluluğunu baştan konuşun
Yazılımın müşteri sunucusunda mı yoksa hizmet sağlayıcının altyapısında mı çalışacağını öğrenin. Erişim yetkileri, yedekleme, geri yükleme, bakım ve uzaktan destek sorumluluklarını yazılı hale getirin. Müşteri sunucusuna kurulum veri konumunu kontrol etmenizi sağlar; güvenlik ve yedekleme için ayrıca bir işletim planı gerekir. BELGENVA için müşteri sunucusuna kurulum yaklaşımı kuruluşun altyapısıyla birlikte değerlendirilir.
Kendi dosyalarınızla aktarımı ve çıktıyı deneyin
Anonimleştirilmiş bir Excel örneği ve kullandığınız bir form şablonuyla ilerleyin. Alan eşleştirmesini, eksik veya tekrarlı kayıtların nasıl ele alınacağını ve kontrol sorumluluğunu belirleyin. PDF çıktısında uzun metin, çok standartlı kayıt ve birden fazla adres gibi örnekleri inceleyin. Aktarım yapılabiliyor olması, bütün eski dosyaların değişiklik gerektirmeden taşınabileceği anlamına gelmez.
Demo sonunda yazılı kapsam çıkarın
Kullanıcı sayısını, standartları, formları, veri aktarımını, kurulum koşullarını ve destek kapsamını listeleyin. Mevcut özelliklerle ayrıca geliştirilecek işleri ayırın. Teslim kabulünü, kendi ekibinizin gerçekleştireceği örnek işlemlerle tanımlayın. Böylece teklifleri aynı ihtiyaç listesi üzerinden karşılaştırabilirsiniz.