Belgelendirmede denetim planlaması nasıl takip edilir?
Belgelendirme kuruluşlarında denetim takvimi, ekip ataması, plan değişiklikleri ve geçmiş çevrimlerin birlikte takibi için pratik rehber.
HAZIRLAYAN: PROCENVA
Takvim tek başına bütün süreci göstermez
Bir tarihin takvimde görünmesi, o denetimin bütün hazırlıklarının tamamlandığı anlamına gelmez. İlgili başvuru, denetim türü, kapsam, ekip ve planın birlikte izlenmesi gerekir. Planlama toplantısında önce hangi dosyaların hazır olduğunu, hangilerinde bilgi veya onay beklendiğini görmek iş paylaşımını kolaylaştırır.
Dosya, ekip ve tarihi birlikte değerlendirin
Plan yaparken kuruluşun kapsamını, ilgili standartları, denetlenecek adresleri ve ekip uygunluğunu aynı dosya üzerinden inceleyin. Tarih çakışmaları kadar ekip yetkinliğinin kapsamla ilişkisini de değerlendirin. Yazılım bu bilgileri görünür kılabilir ve kontrolleri destekleyebilir; görevlendirme değerlendirmesi ve sorumluluğu ilgili kuruluşta kalır.
Plan değişikliğini ilgili kayıtlara yansıtın
Tarih veya ekip değişikliğinde hangi planın güncel olduğunu ekipçe anlaşılır hale getirin. İlgili rapor ve bildirimlerin yeni planla tutarlı olup olmadığını kontrol edin. Ayrı tablolarla çalışılıyorsa değişikliğin bütün dosyalara yansımaması riski vardır. Bağlı kayıt yaklaşımı, aynı dosyanın farklı adımlarına ulaşmayı ve tutarlılığı incelemeyi kolaylaştırır.
Gözetimi önceki çevrimden bağımsız düşünmeyin
İlk belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme kayıtları incelenirken önceki dosyaya erişebilmek önemlidir. Önceki kapsamı, ekip bilgisini ve raporları arşiv klasörlerinde aramak yerine ilgili süreçle birlikte görebilmek hazırlık işini azaltır. Tarih ve süre değerlendirmeleri kuruluşun uyguladığı program ve kurallara göre yapılmalıdır.
BELGENVA ile planın durumunu dosya üzerinden izleyin
BELGENVA; denetim programı, denetçi ataması, aşama planları ve raporlarını ilgili belgelendirme dosyasıyla birlikte takip etmek için geliştirilmiştir. Ekip takvim çakışması kontrolleri planlamayı destekler. Kuruluşunuzun formları ve planlama ihtiyaçları üzerinden yapılacak bir görüşme, mevcut kapsamın uygunluğunu ve gerekli uyarlamaları netleştirir.